A existência de conhecimento dentro de uma organização não garante seu uso: em muitos casos, há uma grande quantidade de conhecimento disperso e inexplorado, ao qual ninguém tem acesso. Também pode acontecer que informações sobre um determinado assunto sejam de propriedade de apenas uma pessoa. Essas situações podem levar a falhas nas operações de uma organização, resultando em lentidão, duplicação de esforços, falta de foco nos objetivos estratégicos e operacionais… Por que isso acontece? Porque o conhecimento tem que ser gerenciado. O que é a gestão do conhecimento? Qual é a finalidade da gestão do conhecimento dentro de uma organização? Como fazemos? Vemos isso abaixo.
Alavancando o conhecimento
A gestão do conhecimento é o esforço para captar e capitalizar a experiência coletiva da organização, tornando-a acessível a qualquer membro da organização. É definido como o conjunto de técnicas e processos destinados a permitir que uma organização extraia valor do conhecimento que possui. E é dinâmica: ou seja, não se limita ao estoque de conhecimento existente, mas promove a geração de novos conhecimentos, capazes de atender às necessidades emergentes. Com o tempo, este acúmulo de experiência e aprendizado serve para construir uma base de conhecimento compartilhado com potencial para facilitar a implementação do trabalho e assim acelerar a inovação.
Quando implementamos um sistema que nos permite identificar, gerar, capturar, disseminar e preservar o conhecimento de nossa organização, estamos fortalecendo a gestão, melhorando os serviços que oferecemos e facilitando os processos de inovação.
A existência de conhecimento dentro de uma organização não garante seu uso: em muitos casos, há uma grande quantidade de conhecimento disperso e inexplorado, ao qual ninguém tem acesso.
O que é conhecimento?
O conhecimento é uma compreensão das informações que uma organização ou indivíduo adquire através da educação e experiência. Estas informações provêm de dados, ou seja, fatos e números brutos que foram contextualizados e elaborados. O conhecimento e a informação são, portanto, duas coisas diferentes, embora interrelacionadas.
Tendo estabelecido esta diferença, é importante saber que o conhecimento existente dentro de uma organização pode ser dividido em duas tipologias fundamentais(The Knowledge-Creating Company, Nonaka e Takeuchi, 1995):
Conhecimento explícito. Este tipo de conhecimento é codificado, ou seja, é encontrado em livros, arquivos, pastas, documentos, bancos de dados e vídeos explicativos, e é mais fácil de extrair e gerenciar por um sistema de gestão do conhecimento. Ele pode ser facilmente processado por um computador, distribuído eletronicamente ou armazenado em um banco de dados.
Conhecimento tácito. Neste caso, nos referimos ao conhecimento que faz parte de nosso modelo mental e é o resultado de nossa experiência pessoal. É um conhecimento muito importante dentro de qualquer organização porque é o que nos distingue, o que pode fazer de nós uma organização diferencial. No entanto, esta forma de conhecimento é mais difícil de estruturar, armazenar e distribuir porque é de natureza “intuitiva”. Para processá-la e distribuí-la, ela tem que ser transformada em conceitos que todos possam entender, ela tem que ser “explicitada”.
O que devemos saber?
Antes de desenvolver qualquer estratégia de gestão do conhecimento, é necessário identificar qual conhecimento existe na organização e onde dentro da organização suas decisões e ações precisam ser apoiadas. Identificar o conhecimento que é e será necessário para a realização dos objetivos da organização. O que queremos/necessário saber e por que queremos saber?
Mais especificamente, e em termos dos agentes sociais e educacionais que são o foco deste Observatório: A quais objetivos a geração e gestão do conhecimento em instituições públicas ou privadas sem fins lucrativos, tais como uma fundação corporativa, deve responder? O conhecimento gerado por eles deveria:
- Promover a melhoria, adaptação e desenvolvimento da organização e de seus programas de acordo com as novas realidades e mudanças que ocorrem nos ambientes onde ela realiza seu trabalho.
- Melhorar as práticas e o conhecimento da comunidade educacional global (autoridades educacionais, instituições educacionais, escolas, pessoal administrativo e docente, comunidades de pais).
- Dar visibilidade ao valor que a instituição traz para a inovação na aprendizagem através da educação (com o digital, neste caso).
Há duas maneiras de gerar conhecimento dentro de uma organização:
Obter conhecimento: o conhecimento deve ser obtido quando é tácito, quando a organização desenvolve atividades que podem gerar conhecimento, mas este conhecimento deve ser identificado e sistematizado. Por exemplo, em uma organização de desenvolvimento, o monitoramento e avaliação de seus projetos no campo gera informações inestimáveis que precisam ser sistematizadas.
Criar conhecimento: a segunda maneira de gerar conhecimento é criá-lo através de projetos de pesquisa, estudos, relatórios em colaboração com outras organizações, compilação de boas práticas…
Uma vez que o conhecimento esteja disponível, ele deve ser “traduzido” e transformado em diferentes produtos para que possa ser transmitido de diferentes maneiras: relatórios, artigos, bancos de dados, vídeos, recursos web, apresentações, sessões de treinamento…
Benefícios da gestão do conhecimento
- Fácil acesso. Todos os conhecimentos úteis e relevantes para nossa organização estão disponíveis para todos, rápida e facilmente.
- O conhecimento gera conhecimento. Ao facilitar os processos e a reprodutibilidade do que funciona, é mais fácil que surjam novas ideias e novos conhecimentos.
- Evite erros. Como os usuários compartilham informações, eles resolvem problemas em diferentes processos, impedindo que o mesmo erro seja cometido duas vezes.
- Conservação de informação. Manter um registro dos processos e procedimentos acessíveis a todos evita que o conhecimento se perca e se disperse ao longo do tempo e facilita a incorporação e a capacitação dos funcionários.
- Aumento da colaboração. Uma vez que os usuários compartilham conhecimentos em um espaço comum, é mais confortável trabalhar em conjunto para melhorar os processos da organização.
Em resumo, uma organização do tipo indicado neste posto tem que trabalhar com uma abordagem, recursos, ações, etc., claramente definidos e estruturados, mas sempre com a inteligência teórico-prática oferecida pela análise contínua de tudo o que é feito e como é feito. Ser “sapiens sapiens” nos dá o privilégio, único entre os hominídeos, de refletir sobre nosso desempenho a fim de melhorá-lo continuamente.
