La existencia de conocimiento en el seno de una organización, no garantiza su uso: en muchas ocasiones, existe una gran cantidad de saber disperso y desaprovechado, al que nadie tiene acceso. También puede ocurrirnos que la información sobre un determinado asunto sea patrimonio de una sola persona. Estas situaciones pueden llegar a generar fallos en la operatividad de una organización que produzcan lentitud, duplicidad de esfuerzos, desenfoque en objetivos estratégicos y operativos… ¿Por qué sucede esto? Porque el conocimiento hay que gestionarlo. ¿Qué es la gestión del conocimiento? ¿Para qué sirve gestionar el conocimiento en el seno de una organización? ¿Cómo lo hacemos? Lo vemos a continuación.
Sacar partido al conocimiento
Precisamente, la gestión del conocimiento es el esfuerzo que se orienta a capturar y sacar provecho de la experiencia colectiva de la organización, haciéndola accesible a cualquier miembro de esta. Se define como el conjunto de técnicas y procesos encaminados a que una organización extraiga valor a partir del conocimiento del que dispone. Y es algo dinámico: es decir, no se limita al stock de conocimiento ya existente sino que promueve la generación de otros nuevos, capaces de atender las necesidades emergentes. A lo largo del tiempo, esta acumulación de experiencias y aprendizajes sirve para construir una base de conocimiento compartido con el potencial de facilitar la ejecución del trabajo y acelerar, así, la innovación.
Cuando ponemos en marcha un sistema que nos permite identificar, generar, capturar, difundir y preservar el conocimiento de nuestra organización estamos fortaleciendo la gestión, mejorando la prestación de los servicios que ofrecemos y facilitando procesos de innovación.
La existencia de conocimiento en el seno de una organización, no garantiza su uso: en muchas ocasiones, existe una gran cantidad de saber disperso y desaprovechado, al que nadie tiene acceso.
¿Qué es el conocimiento?
El conocimiento es una comprensión de la información que una organización o individuo adquiere a través de la educación y la experiencia. Esa información procede de datos, es decir, de hechos y cifras en bruto que han sido contextualizados y elaborados. Por lo tanto, conocimiento e información son dos cosas diferentes, si bien interrelacionadas.
Una vez establecida esta diferencia, hay que saber que el conocimiento que existe en el seno de una organización puede dividirse en dos tipologías fundamentales (The Knowledge-Creating Company, Nonaka y Takeuchi, 1995):
Conocimiento explícito. Este tipo de conocimiento está codificado, es decir, se encuentra en libros, archivos, carpetas, documentos, bases de datos y vídeos explicativos, y es más fácil de extraer y manejar por un sistema de gestión del conocimiento. Puede ser fácilmente procesado por un equipo informático, distribuido electrónicamente o almacenado en una base de datos.
Conocimiento tácito. En este caso hacemos referencia a aquellos conocimientos que forman parte de nuestro modelo mental y que son fruto de nuestra experiencia personal. Es un conocimiento muy importante en el seno de cualquier organización porque es el que nos distingue, el que puede convertirnos en una organización diferencial. Sin embargo, esta forma de conocimiento es más difícil de estructurar, almacenar y distribuir porque es de naturaleza “intuitiva”. Para procesarlo y distribuirlo hay que transformarlo en conceptos que todos podamos entender, hay que “explicitarlo”.
¿Qué debemos saber?
Antes de desarrollar cualquier estrategia de gestión del conocimiento, hay que identificar qué conocimiento existe en la organización y dónde es necesario apoyar, dentro de la misma, sus decisiones y acciones. Identificar los conocimientos que son y serán necesarios para la consecución de los objetivos de la organización. ¿Qué queremos/necesitamos saber y para qué queremos saberlo?
Más en concreto, y ateniéndonos a los agentes sociales y educativos objeto de este Observatorio: ¿a qué objetivos debería responder la generación y gestión del conocimiento en Instituciones Públicas o Privadas sin ánimo de lucro, como es el caso de una Fundación Corporativa? El conocimiento generado por las mismas debería:
- Propiciar la mejora, adaptación y el desarrollo de la organización y sus programas de acuerdo a las nuevas realidades y cambios que se producen en los entornos donde desarrolla su labor.
- Mejorar las prácticas y el conocimiento de la comunidad educativa global (autoridades educativas, instituciones de educación, centros escolares, equipos directivos y docentes, comunidades de padres y madres).
- Otorgar visibilidad al valor que aporta la institución en la innovación en el aprendizaje mediante la educación (con lo digital, en el caso que nos compete).
Existen dos formas de generar conocimiento dentro de una organización:
- Obtener conocimiento: el conocimiento hay que obtenerlo cuando es tácito, cuando la organización desarrolla actividades susceptibles de generar conocimiento, pero este conocimiento hay que identificarlo y sistematizarlo. Por ejemplo, en una organización de desarrollo, el seguimiento y la evaluación de sus proyectos sobre el terreno genera una información valiosísima que debe ser sistematizada.
- Crear conocimiento: la segunda forma de generar conocimiento es crearlo a través de proyectos de investigación, estudios, informes en colaboración con otras organizaciones, recopilación de buenas prácticas…
Una vez que se tiene el conocimiento, este debe “traducirse” y transformarse en diferentes productos para que pueda ser transmitido de diferentes maneras: informes, artículos, bases de datos, vídeos, recursos web, presentaciones, sesiones de formación…
Beneficios de la gestión del conocimiento
- Acceso fácil. Todo el conocimiento útil y relevante para nuestra organización está al alcance de todos, de una forma rápida y sencilla.
- El conocimiento genera conocimiento. Al facilitarse los procesos y la replicabilidad de lo que funciona, es más sencillo que surjan nuevas ideas y nuevos conocimientos.
- Evita errores. A medida que los usuarios comparten información, resuelven los problemas de los distintos procesos, evitando que se cometa el mismo error dos veces.
- Preservación de la información. Mantener un registro con los procesos y los procedimientos al que todos pueden acceder, evita que el conocimiento se pierda y se disperse en el tiempo a la vez que facilita la incorporación y la formación de los empleados.
- Aumenta la colaboración. Una vez que los usuarios comparten conocimientos en un espacio común, es más cómodo trabajar juntos para mejorar los procesos de la organización.
A modo de resumen, una Organización del tipo de las indicadas en este post ha de trabajar con un enfoque, recursos, actuaciones, etc. claramente definidas y estructuradas, pero siempre con la inteligencia teórico-práctica que ofrece el analizar, de continuo, todo lo que se hace y cómo se hace. Ser “sapiens sapiens” nos otorga el privilegio, único entre los homínidos, de reflexionar sobre nuestra actuación, para mejorarla de continuo.
Referencias:
Foto de portada de Rawpixel.com para Freepick.
Possible Lab. Marco de gestión del conocimiento.
